Maverick buying: come fermare gli acquisti fuori controllo

Cos’è il maverick buying

Per maverick buying si intende l’acquisto di beni o servizi al di fuori dei processi di procurement ufficiali e dei fornitori approvati. In pratica, qualcuno salta il flusso standard (ERP, e-procurement, richieste di acquisto, contratti quadro) e compra direttamente dal fornitore che preferisce.

Questi acquisti “selvaggi” vengono chiamati anche rogue o wild purchasing, proprio perché aggirano il ruolo del procurement e rompono la catena del valore definita. Nella maggior parte dei casi non sono malintenzionati: nascono da urgenze, scarsa conoscenza delle regole o strumenti poco usabili.

Perché è un problema di performance (non solo di regole)

Quando il maverick buying è diffuso, l’azienda perde soldi e controllo anche se i singoli acquisti sembrano “piccoli”.

Gli impatti principali sono:

• Costi più alti: chi compra fuori contratto spesso paga prezzi superiori del 10–20% rispetto agli accordi quadro, perché perde economie di scala e condizioni negoziate.
• Perdita di trasparenza: con molti ordini senza riferimento a contratti o PO, l’analisi della spesa diventa incompleta o distorta, e il controllo di gestione vede solo una parte del film.
• Rischi di compliance: gli acquisti fuori processo sfuggono alle verifiche su fornitori, regole di autorizzazione e politiche interne, con rischi legali e reputazionali.
• Processi amministrativi più lenti: le fatture senza ordine (senza riferimento a un PO) richiedono più lavoro manuale in contabilità fornitori, aumentando i costi di processo.

Per misurare il fenomeno viene spesso usato un indicatore semplice: la quota di fatture senza riferimento ordine (MBQ = numero fatture senza ordine / totale fatture), dove valori oltre il 5% sono già un segnale di allarme. Questo KPI collega direttamente maverick buying, controllo di gestione e process efficiency.

Dove nasce e perché il processo spesso non aiuta

Per ridurre il maverick buying non basta “scrivere una policy”: bisogna capire perché le persone scelgono di aggirare il processo.

Le cause ricorrenti sono:

• Strumenti poco user friendly: se ERP o portale acquisti sono lenti o complicati, chi lavora in operation cerca scorciatoie.
• Pressione sul time-to-market: quando la priorità è “far partire la produzione” o “non fermare il servizio”, gli acquisti emergenziali diventano la norma.
• Mancanza di formazione: chi compra non conosce i contratti esistenti, i fornitori approvati o le motivazioni dietro le regole.
• Processi poco chiari: se la procedura di richiesta/acquisto non è semplice o visibile, ogni reparto se ne crea una propria versione.

In procurement management si parla infatti di rottura della catena del valore: il purchasing viene coinvolto troppo tardi o per niente, perdendo la possibilità di guidare strategia e saving.